1. Đối tượng 

- Ban lãnh đạo và Quản lý : CHRO - CMO - CEO - CFO - Managerment - Head

2. Định nghĩa

Việc ưu tiên tiên quyết của 1 doanh nghiệp khi kinh tế đi xuống, không phải ở việc doanh nghiệp đó cố gắng kiếm ra được rất nhiều tiền. Mà là giảm hao phí tối đa, chỉ khi biến phí doanh nghiệp đó càng thấp, lợi nhuận sẽ tăng lên trên 1 đơn vị năng xuất.

Lợi nhuận chính là kết quả của quá trình giữ chân khách hàng. Mà để giữ chân được khách hàng phải đáp ứng được 2 thứ SỰ HÀI LÒNG & THOẢI MÁI. Từ xưa đến giờ chúng ta theo đuổi lợi nhuận mà lợi nhuận chính là số lượng khách hàng quay lại với chúng ta. Nếu bộ phận chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp bạn thật sự tốt, thì thị phần doanh nghiệp của bạn đã nắm trọn thị trường Việt Nam. Các nhà Quản lý, Điều hành hãy đối chiếu các con số thực tế, sẽ thấy doanh nghiệp của chúng ta đang rất yếu. Cuộc chơi của các doanh nghiệp bây giờ không còn là cuộc chơi của quy mô nhân sự mà các doanh nghiệp phải TINH GỌN lại nhân sự - Không cần quá nhiều mà năng suất công việc vẫn đảm bảo. 

Bài toán : Doanh nghiệp X hiện doanh thu trung bình mỗi tháng từ 5 - 6 tỷ, nhưng lợi nhuận ròng chỉ đạt được từ 1,5 tỷ. Tương đương đương 25% doanh thu. Vậy câu hỏi đặt ra làm cách nào để lợi nhuận tăng lên?

Cách 1 : Tăng doanh thu

- Tăng doanh thu nhưng công ty phải giữ số người và bài toán này vô cùng khó giải quyết.

Cách 2 : Tối ưu nội bộ, giảm lãng phí, tăng chi phí cơ hội?

- Áp dụng lương 3P để tối ưu chi phí nhân sự.

- Mỗi cửa hàng tự thu và tự chi, giống như một doanh nghiệp thu nhỏ và Công ty may Tứ Đạt sẽ là công ty tổng ở phía bên trên, chỉ huy tổng đồng thời các cửa hàng trưởng hay quản lý vùng phải chịu trách nhiệm cho doanh số, chịu trách nhiệm cho vấn đề về biến phí của cửa hàng đó. Đây cũng là một cái hay, tuy nhiên, câu hỏi được đặt ra là các cửa hàng trưởng đã đủ năng lực để quản lý và vận hành hay chưa?

3. Xác định lãng phí trong doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu áp dụng các phương pháp cải tiến, cần phải xác định các nguồn lãng phí trong doanh nghiệp :

- Lãng phí thời gian :

+ Thời gian chuyển giao công việc giữa các giai đoạn các phòng ban không khớp nhau. Dẫn đến việc chờ đợi (Đó là thời gian chết). Cụ thể là khi thực hiện công việc nào đó, phòng ban này phải chờ đợi phòng ban khác thực hiện, mà không biết mình phải chờ trong thời gian bao lâu. Tại sao lại như vậy? Vấn đề này đã tồn tại trong doanh nghiệp rất nhiều năm rồi nhưng doanh nghiệp không tối ưu? Từ đó đặt ra câu hỏi " Ai là người chịu trách nhiệm cho việc này ?" Không một ai đứng ra để nhận và chịu trách nhiệm trong công việc.

+ Sử dụng quỹ thời gian không đồng đều.

+ Trong quá trình làm việc, không tập trung, không thường xuyên Kaizen, dẫn đến 1 việc có thể thay vị giải quyết được trong 1h thì phải cần 2-3h mới xong.

- Lãng phí nhân lực :

+ Năng lực không đồng đều, người cao, người thấp, vẫn còn tình trạng dùng quyền uy và mệnh lệnh để làm việc với nhau.

+ Sử dụng không hiệu quả nguồn lực nhân lực, bao gồm việc phân công công việc không phù hợp và thiếu đào tạo.

+ Nhân viên cũng là khách hàng của doanh nghiệp dưới 1 khía cạnh nào đó, năng xuất sẽ không thể đạt thành nếu họ không cảm thấy tôn trọng, không hài lòng và thoải mái.

+ Không nhất quán mục tiêu chung, nên trong 1 tổng thể, hiệu xuất không đạt tối đa.

+ Sử dụng nhân viên là người nhà, nhưng cả nể không dám đuổi hoặc la mắng. Làm nhân viên khác không phục dễ kéo bè gây nguy hiểm cho nội bộ.

Vì vậy các nhà lãnh đạo, điều hành công ty hãy luôn nhớ rằng : Muốn giữ chân được nhân viên, hãy đáp ứng được 3 thứ này cho họ : Hài lòng - Thoải mái - Tôn trọng

- Lãng phí quy trình :

+ Quy trình làm việc không hiệu quả, bao gồm việc xử lý hàng tồn kho không cần thiết và thất thoát sản phẩm.

+ Thiếu về quy trình, thiếu cải tiến, làm việc lộn xộn, không chỉnh mực. Tuỳ hứng, không cơ sở và kế hoạch.

+ Kể cả có quy trình nhưng vẫn "thói nào tật nấy".

- Lãng phí chi phí :

+ Lãng phí cho những vị trí/con người không có năng lực tương xứng. (Lỗi : Trả lương theo thị trường)

+ Lãng phí trang thiết bị vất chất không cần thiết.

+ Việc sử dụng không hiệu quả nguồn tài chính, bao gồm việc mua quá nhiều hàng tồn kho hoặc chi trả không cần thiết cho dịch vụ ngoại vi.

- Còn rất nhiều sự lãng phí khác nữa...

4. Áp dụng Kaizen, 5S, Six Sigma và PDCA trong thực tế

S1 : Seiri (Sàng lọc)

1. Đánh giá toàn bộ hàng hóa trong cửa hàng. Nhận diện những mặt hàng không còn phù hợp với bộ sưu tập hiện tại hoặc đã quá cũ : Lúc này bộ phận Marketing, Kho,.. phải cùng nhau sắp xếp cái khu vực đó thành một cái khu vực riêng và khu vực riêng đó sẽ một cái chương trình riêng cho khách hàng.

2. Loại bỏ các sản phẩm không còn thời trang hoặc hỏng hóc khỏi cửa hàng để giải phóng không gian và tạo điều kiện cho các sản phẩm mới : Hiện tại JP đang trưng bày cả đồ cũ lẫn đồ mới, không theo hệ thống. Dẫn đến việc khi khách đến cửa hàng thì cảm thấy rất ngợp, không biết hàng nào là hàng mới, hàng nào là hàng cũ,... Thay vì chúng ta chỉ trưng bày khoảng 3 - 4 sản phẩm thôi thì các bạn lại trưng bày đến 7-8 sản phẩm. Tiếp theo, cần loại bỏ các sản phẩm hãng hóc ra khỏi cửa hàng cửa hàng. Ví dụ : Tại khu vực cầu thang và nhà vệ sinh của cửa hàng thì các bạn phải chú ý, phải đảm bảo luôn trong tình trạng sạch sẽ gọn gàng, ngăn nấp nhất có thể.

S2 : Seiton (Sắp xếp)

1. Xác định vị trí cho từng loại sản phẩm, như áo sơ mi, váy, quần, phụ kiện, v.v. : Có thể nhờ stylist xuống cửa hàng để sắp xếp.

2. Tạo nhãn hoặc thẻ giúp nhân viên và khách hàng dễ dàng tìm thấy và xếp hàng hóa vào đúng vị trí : Đầu tiên là tạo, sau đó sẽ đi qua cái bộ phận Marketing để thiết kế nhãn đẹp và tinh tế sau đó tiến hình in. Chẳng hạn, ngay cả kho hàng, chúng ta phải cải tiến và sáng tạo để nhân viên có thêm cảm hứng làm việc.

S3 : Seiso (Sạch sẽ)

1. Thực hiện việc làm vệ sinh toàn bộ cửa hàng, bao gồm việc lau chùi, quét dọn và lau bụi các kệ và khu vực trưng bày : Lưu ý thực hiện vệ sinh đến những góc nhỏ nhất như chân tủ, phía sau kệ hàng, bảng hiệu, logo,...

2. Đảm bảo các gương, ánh sáng và không gian trưng bày luôn sạch sẽ và hấp dẫn.

S4 : Seiketsu (Sẵn sóc)

1. Xây dựng một hệ thống để duy trì quy trình 5S bằng cách hợp tác với nhân viên và hướng dẫn họ thực hiện đúng các bước 5S.

2. Tổ chức các buổi họp định kỳ để thảo luận về việc duy trì sự gọn gàng và sạch sẽ trong cửa hàng.

S5 : Shitsuke (Sẵn sàng)

1. Tạo ra một tinh thần tập trung vào 5S bằng cách tạo ra phần thưởng cho những người thực hiện tốt và khuyến khích tất cả nhân viên tham gia.

2. Đảm bảo rằng quá trình kiểm tra định kỳ được thực hiện để đảm bảo tuân thủ và cải tiến liên tục.

5. Bài tập 

Bài tập : Các quản lý vùng (ngồi lại cùng CHT khu vực của mình), nhân sự, tài chính, CEO ngồi lại, xây dựng 5S cho chính doanh nghiệp, phòng ban của mình. Mục tiêu để xác định và cắt giảm lãng phí, vui lòng tất cả cùng thực thi, từ chối mọi lý do trì hoãn giúp cho doanh nghiệp tốt lên.

Nếu thiếu bài, không làm, làm không đủ. Từ chối training cho buổi tiếp theo cho đến khi nhận đủ mail. Dealine : 3 tuần, 17h thứ 7 ngày 16/9/2023